Was ist KSeF und warum ist es wichtig?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) es el sistema nacional de facturación electrónica de Polonia para transacciones B2B. Las facturas se emiten en un formato XML estructurado, se envían a KSeF para su validación, se les asigna un número KSeF único y se almacenan de forma centralizada. Una factura solo se considera emitida legalmente cuando KSeF la ha aceptado. Por lo tanto, KSeF es un componente fundamental del cumplimiento fiscal en Polonia.

Wann wird KSeF für mein Unternehmen verpflichtend?

A partir del 1 de febrero de 2026, el uso de KSeF será obligatorio para la emisión de facturas si su volumen de negocios en 2024, IVA incluido, superó los 200 millones de PLN. A partir del 1 de abril de 2026, el uso de KSeF será obligatorio para prácticamente todas las demás empresas sujetas a impuestos, salvo excepciones específicas. La recepción de facturas a través de KSeF será obligatoria para todas las empresas a partir del 1 de febrero de 2026.

Was leistet die KSeF-Lösung von efsta?

efsta conecta sus sistemas POS y ERP con KSeF a través del middleware fiscal. La solución genera facturas XML conformes con KSeF, las valida, las envía de forma segura a KSeF, recupera el número KSeF, gestiona escenarios tanto en línea como fuera de línea y proporciona funciones de supervisión y registros, por lo que no es necesario que desarrolle su propia integración con KSeF.

Wie geht efsta mit Offline-Situationen oder Ausfällen von KSeF um?

Si KSeF o la conexión no están disponibles, el EFR de efsta pasa al modo sin conexión, genera una factura fiscal válida, imprime dos códigos QR —uno con el hash de la factura y otro con los datos del certificado— y coloca la factura en una cola. Tan pronto como se restablezca la conexión, la factura se sincroniza automáticamente con KSeF.

Welche Zertifikate benötige ich für KSeF?

Necesita dos tipos de certificados: un certificado de autenticación de tipo 1 para comunicarse con KSeF y un certificado QR offline de tipo 2 para emitir facturas de forma legal en modo offline. Ambos se cargan y gestionan a través del efstaPortal.

Ist die KSeF-Lösung von efsta für Unternehmen mit mehreren Standorten geeignet?

Sí. efsta está diseñado para gestionar numerosas cajas registradoras, terminales y establecimientos a través de una configuración gestionada de forma centralizada. Es ideal para minoristas y empresas con estructuras distribuidas en Polonia.

Unterstützt efsta das aktuelle FA(3)-KSeF-Format?

Sí. La implementación de KSeF de efsta es compatible con la estructura FA(3) y se ajusta a los requisitos de KSeF 2.0, tal y como se describen en la documentación y los esquemas oficiales.

KSeF Polonia | Facturación electrónica con efsta

¿Qué es KSeF y por qué es importante?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) es el sistema nacional de facturación electrónica de Polonia para las facturas electrónicas B2B obligatorias. En lugar de enviar facturas en formato PDF por correo electrónico, las empresas deben emitir facturas electrónicas estructuradas en formato XML a través de la plataforma central KSeF.
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Cada factura:

está estructurado en el formato FA(3) (desde el 1 de febrero de 2026)
se envía electrónicamente a KSeF para su validación y aprobación
recibe un número KSeF único
se almacena de forma centralizada por la autoridad fiscal durante 10 años
solo se considerará válidamente expedido cuando haya sido aceptado por KSeF

Para las empresas que operan en Polonia, el KSeF ya no es opcional, sino la base para una facturación electrónica B2B conforme a la legislación.

(Información oficial: Sistema Nacional de Facturación Electrónica - KSeF)

¿Cuándo será obligatorio el KSeF?

Polonia está introduciendo gradualmente la obligación de utilizar KSeF:

‍A partir del 1 de febrero de 2026: emisiónobligatoria de facturas en formato KSeF para las empresas sujetas a impuestos cuyo volumen de negocios en 2024, IVA incluido, haya superado los 200 millones de zlotys polacos (PLN).

A partir del 1 de abril de 2026: Emisiónobligatoria de facturas en KSeF para todas las demás empresas sujetas a impuestos, salvo determinadas excepciones.

Recepción de facturas a través de KSeF

A partir del 1 de febrero de 2026, la recepción de facturas B2B a través de KSeF será obligatoria para todas las empresas sujetas a impuestos, independientemente de la fecha en que ellas mismas deban comenzar a emitirlas.

Disposición transitoria para importes de escasa cuantía hasta finales de 2026

Las empresas sujetas a impuestos que estén obligadas a utilizar el sistema KSeF podrán seguir emitiendo facturas en papel o electrónicas al margen de dicho sistema, siempre que el valor total mensual de las facturas, IVA incluido, no supere los 10 000 PLN.
Si se supera este límite en un mes, todas las facturas restantes de ese mes deberán emitirse a través del sistema KSeF.

Excepciones importantes

Algunas facturas no están sujetas a la obligación de la KSeF, entre ellas:

Las facturas B2C, es decir, las facturas dirigidas a consumidores, nunca son obligatorias en KSeF
determinados recibos de caja o comprobantes hasta finales de 2026
algunos sujetos pasivos extranjeros y regímenes especiales del IVA, como el OSS y el IOSS
determinados tipos de facturas definidos en la normativa polaca, como las facturas de transporte o de peaje

Alcance de la integración de efsta con KSeF

Generación de facturas electrónicas en formato XML conformes con la norma KSeF

El middleware fiscal crea el documento fiscal y genera el XML KSeF.

Validación de facturas antes de su envío

El XML se valida mediante el esquema oficial KSeF FA(3) y las normas polacas sobre números de identificación fiscal.

Envío seguro de facturas a KSeF

El middleware fiscal efsta se autentica ante KSeF con sus certificados KSeF y envía cada factura por separado.

Consulta del estado y del número KSeF

Se procesa la respuesta de KSeF y se asigna el número de KSeF a la factura.

Suministro de códigos QR de KSeF

En el modo en línea, un código QR permite a los compradores y a las autoridades abrir la factura directamente en KSeF.
En el modo sin conexión, unos códigos QR especiales contienen el hash de la factura y los datos del certificado del emisor.

Almacenamiento y registro de todas las operaciones

Todos los eventos relevantes, errores y cambios de estado se registran en registros detallados y pueden consultarse a través del efstaPortal.

Resultado:
. Dispondrá de un proceso KSeF integral sin tener que desarrollar ni gestionar usted mismo una integración compleja.

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Información para desarrolladores de KSeF

¿Quién se beneficia de la integración de KSeF en efsta?

Empresas con sistemas de punto de venta (POS) y de planificación de recursos empresariales (ERP)
- Desea evitar tener que crear y mantener sus propias interfaces KSeF.
Equipos de finanzas, fiscalidad y cumplimiento normativo
- Necesita seguridad jurídica, documentación que pueda someterse a auditoría y una visión clara del estado de cada factura.
Responsables de TI y ERP e integradores
- Prefieren API estables, una arquitectura clara y una separación entre la lógica local del punto de venta y la lógica de facturación electrónica basada en la nube.
Socios de software e integración
- Desean ofrecer a sus clientes una facturación electrónica conforme a la normativa KSeF sin tener que realizar una inversión considerable en los detalles específicos de dicha normativa.
Minoristas y cadenas de tiendas en Polonia
- Varias cajas registradoras y establecimientos, una conexión KSeF gestionada de forma centralizada.

¿Por qué elegir efsta para KSeF en Polonia?

Desarrollado para KSeF 2.0
- Es compatible con el formato FA(3)-XML y las últimas especificaciones KSeF.
Resiliencia en línea y fuera de línea
- Gestiona las interrupciones y los problemas de conexión mediante modos sin conexión inteligentes y la resincronización automática.
Transparencia de principio a fin
- Registros detallados, supervisión e información sobre el estado de cada factura.
Arquitectura escalable
- Funciona en múltiples establecimientos, sistemas de punto de venta y con un elevado volumen de transacciones.
Enfoque de «cumplimiento ante todo»
- Desarrollado sobre la base de la legislación polaca en materia de IVA y las normas del KSeF, incluyendo un tratamiento claro de los casos especiales.

KSeF Polonia