Polonia está implantando de forma gradual el Krajowy System e-Faktur (KSeF), y para la mayoría de las transacciones B2B su uso obligatorio ya es un hecho desde hace tiempo. Menos conocidas son dos disposiciones transitorias, de alcance limitado pero muy relevantes en la práctica: Los tickets de caja que incluyan el número de identificación fiscal del comprador (NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej) y no superen un importe bruto de 450 PLN (equivalentes a unos 100 euros) siguen considerándose actualmente facturas simplificadas. Además, las empresas con un volumen mensual reducido de facturación también pueden seguir facturando al margen del KSeF bajo determinadas condiciones.
Ambas excepciones tienen una vigencia limitada. Finalizan el 31 de diciembre de 2026 y, a partir del 1 de enero de 2027, también para estos casos de importes reducidos deberá emitirse una factura ordinaria que cumpla con los requisitos del KSeF.
Según la legislación polaca en materia de IVA, un ticket de caja (paragon) emitido por una impresora fiscal se considera una factura simplificada («faktura uproszczona») si incluye el número de identificación fiscal (NIP) del comprador y el importe bruto no supera los 450 PLN (equivalentes a unos 100 euros). Para estos documentos, el legislador ha establecido una normativa transitoria: mientras la excepción esté vigente, no será necesario emitir una factura estructurada a través de KSeF además del recibo de caja. El propio recibo basta como justificante completo de la transacción entre empresas (B2B).
Desde el punto de vista jurídico, esto se basa en el artículo 106e, apartado 5, número 3, de la Ley polaca del IVA (definición de factura simplificada), en relación con la disposición transitoria del artículo 145n, que exime temporalmente a estos tickets de la obligación de utilizar el sistema KSeF.
Disposición transitoria para importes reducidos hasta finales de 2026: Independientemente del ticket de caja, hay una segunda modificación independiente: las empresas sujetas a impuestos que, en principio, ya estén obligadas a utilizar el sistema KSeF, podrán seguir emitiendo facturas en papel o electrónicas al margen de dicho sistema si el valor total mensual de las facturas en cuestión, IVA incluido, no supera los 10 000 PLN (~2 300 €). Si se supera este límite en un mes, todas las facturas restantes de ese mes deberán emitirse a través de KSeF. La base jurídica es la disposición transitoria temporal del artículo 145o de la Ley del IVA polaca, vigente desde el 1 de abril hasta el 31 de diciembre de 2026.
| Fecha | Compromiso |
|---|---|
| Febrero de 2026 | El KSeF es obligatorio para las grandes empresas (facturación del año anterior superior a 200 millones de PLN) |
| Abril de 2026 | El KSeF será obligatorio para el resto de sujetos pasivos del IVA en activo |
| Abril – diciembre de 2026 | Disposición transitoria: se admiten facturas fuera del sistema KSeF siempre que el importe total mensual de las facturas en cuestión no supere los 10 000 PLN. |
| 31 de diciembre de 2026 | Fin de ambas excepciones para importes reducidos: el ticket de caja con NIP de hasta 450 PLN (aprox. 100 €) y el límite mensual de 10 000 PLN dejan de ser válidos. |
| Enero de 2027 | El KSeF pasa a ser obligatorio también para los últimos grupos (entre otros, las microempresas exentas del IVA); entran en vigor las sanciones administrativas en toda su extensión |
A partir del 1 de enero de 2027, ya no se podrán contabilizar fuera del KSeF ni los tickets de caja con NIP del comprador ni las facturas por importes inferiores al umbral mensual de 10 000 PLN. Para cada transacción B2B —independientemente del importe o del volumen mensual— deberá emitirse una factura estructurada a través del KSeF. A partir de esa fecha, las impresoras fiscales y las cajas registradoras solo podrán emitir tickets de caja habituales para el comercio minorista (B2C), y ya no podrán emitir facturas. Las facturas simplificadas, que seguirán siendo posibles en un ámbito reducido, también deberán tramitarse a través de KSeF y se registrarán allí con una identificación propia («UPR»).
En la práctica, la excepción relativa a los tickets de caja afecta sobre todo a las empresas que realizan pequeñas ventas B2B directamente a través de la caja registradora: comercio minorista, hostelería, talleres y proveedores de servicios con clientela ocasional del sector empresarial. Si un cliente empresarial solicita en caja que se le facilite su NIP, hasta ahora bastaba con el ticket de caja como sustituto de la factura, sin necesidad de un registro adicional en el KSeF. Por su parte, el límite mensual de 10 000 PLN afecta a las microempresas y a los autónomos con un volumen de facturación generalmente bajo, independientemente del importe individual de cada factura.
Para los equipos responsables del cumplimiento normativo, esto significa concretamente que quienes se acojan hoy a alguna de las dos excepciones deberán disponer, a más tardar a lo largo del cuarto trimestre de 2026, de un plan viable para 2027 y años posteriores, que incluya la comunicación interna dirigida a las sucursales y al personal de caja, que se ha acostumbrado a la normativa vigente hasta ahora.
Para los equipos técnicos y los integradores de sistemas, lo más relevante es el ámbito de las cajas registradoras: las impresoras fiscales y los sistemas de punto de venta que actualmente emiten tickets de caja con NIP deben conectarse a tiempo a la plataforma KSeF, ya sea directamente mediante API o a través de un software intermediario entre el sistema de caja y la plataforma KSeF del Ministerio de Hacienda. Quienes confíen en el umbral de 10 000 PLN necesitarán, además, un seguimiento continuo del volumen mensual de facturación para no dejar pasar el plazo de un mes para la transición a KSeF.
En el año 2026 se aplicará un período de gracia: aún no se impondrán multas administrativas porcentuales con arreglo a la Ley del IVA, pero sí se aplicarán ya las disposiciones generales del Código Penal Fiscal polaco (Kodeks karny skarbowy) en caso de elusión intencionada o reiterada del KSeF.
A partir del 1 de enero de 2027 entrarán en vigor todas las sanciones administrativas: en caso de factura KSeF ausente o con errores, se impondrán multas de hasta el 100 % del importe del IVA indicado; en el caso de partidas exentas de impuestos o con tipo cero, de hasta el 18,7 % del importe total. Dado que esta fecha límite coincide exactamente con el fin de ambas exenciones por importes reducidos, el riesgo para las empresas afectadas se duplica al llegar el cambio de año 2026/2027.
La supresión de ambas excepciones para importes reducidos significa para muchas empresas que los sistemas de caja registradora, las soluciones ERP y PMS deberán estar conectados a KSeF antes de finales de 2026, independientemente de lo reducidas que hayan sido hasta ahora las facturas individuales o del volumen mensual. efsta conecta los sistemas de punto de venta (POS), ERP y de back-office a la plataforma KSeF 2.0 a través de una API unificada y se encarga de todo el proceso: creación de facturas XML conformes con KSeF en formato FA(3), validación antes del envío, transmisión segura, incluida la gestión de certificados, así como la supervisión y el registro de todas las operaciones, incluso en modo offline. De este modo, las empresas no tienen que desarrollar ni gestionar su propia interfaz KSeF.
Más información sobre la solución KSeF de efsta: KSeF Polonia – Facturación electrónica con efsta
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