KSeF Polonia

Collegate i vostri sistemi POS ed ERP al sistema nazionale di fatturazione elettronica polacco (KSeF) tramite un'API sicura e unificata.

La soluzione KSeF di efsta automatizza la creazione, la convalida, la trasmissione e il monitoraggio delle fatture, sia online che offline, consentendovi di rispettare i requisiti KSeF polacchi con il minimo sforzo e rischio.

Parlare con gli esperti

Che cos'è il KSeF e perché è importante?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) è il sistema nazionale di fatturazione elettronica della Polonia per le fatture elettroniche B2B obbligatorie. Anziché inviare fatture in formato PDF via e-mail, le aziende devono emettere fatture elettroniche in formato XML strutturato tramite la piattaforma centrale KSeF.

Ogni fattura:
  • è strutturato nel formato FA(3) (dal 1° febbraio 2026)
  • viene trasmesso elettronicamente al KSeF per la convalida e l'approvazione
  • riceve un numero KSeF univoco
  • viene conservato a livello centrale dall'autorità fiscale per 10 anni
  • è considerata rilasciata regolarmente solo dopo essere stata accettata da KSeF
Per le aziende che operano in Polonia, il KSeF non è più facoltativo, ma costituisce la base per una fatturazione elettronica B2B conforme alla legge.

(Informazioni ufficiali: Sistema nazionale di fatturazione elettronica - KSeF)

Quando diventerà obbligatorio il KSeF?

La Polonia introduce gradualmente l'obbligo KSeF:

‍A partire dal 1° febbraio 2026: emissioneobbligatoria di fatture in formato KSeF per le imprese soggette a imposta il cui fatturato nel 2024, IVA inclusa, abbia superato i 200 milioni di zloty polacchi (PLN).

A partire dal 1° aprile 2026: emissioneobbligatoria delle fatture in formato KSeF per tutte le altre imprese soggette a imposta, fatte salve alcune eccezioni.

Ricezione delle fatture tramite KSeF

A partire dal 1° febbraio 2026, la ricezione delle fatture B2B tramite KSeF sarà obbligatoria per tutte le imprese soggette a imposta, indipendentemente dalla data in cui dovranno iniziare a emetterle.

Regime transitorio per gli importi di modesta entità fino alla fine del 2026

Le imprese soggette a imposta che sono tenute a utilizzare il sistema KSeF possono continuare a emettere fatture cartacee o elettroniche al di fuori del sistema KSeF, purché il valore complessivo mensile delle fatture, IVA inclusa, non superi i 10.000 PLN.
Se tale limite viene superato in un mese, tutte le fatture successive di quel mese devono essere emesse tramite il sistema KSeF.

Eccezioni significative

Alcune fatture non rientrano nell'obbligo KSeF, tra cui:

  • Le fatture B2C, ovvero quelle destinate ai consumatori, non sono mai obbligatorie nel sistema KSeF
  • determinate fatture di cassa o ricevute fino alla fine del 2026
  • alcuni soggetti passivi stranieri e procedure IVA specifiche, ad esempio OSS e IOSS
  • determinati tipi di fattura definiti dalla normativa polacca, ad esempio le singole fatture di trasporto o di pedaggio

Cosa offre efsta a KSeF in Polonia

efsta offre un'integrazione KSeF conforme che collega i vostri sistemi POS, ERP e di back-office alla piattaforma KSeF polacca tramite la collaudata infrastruttura fiscale e di fatturazione elettronica di efsta.

Con efsta non è necessario collegare direttamente ogni registratore di cassa o ogni sistema a KSeF. La soluzione di fatturazione elettronica di efsta gestisce invece l'intero processo KSeF per voi.

Funzionalità dell'integrazione efsta KSeF

Generazione di fatture elettroniche in formato XML conformi allo standard KSeF

  • Il Fiscal Middleware crea il documento fiscale e genera il file XML KSeF.

Convalida delle fatture prima dell'invio

  • Il file XML viene convalidato in base allo schema ufficiale KSeF FA(3) e alle norme polacche relative ai codici fiscali.

Trasmissione sicura delle fatture a KSeF

  • Il middleware fiscale efsta si autentica presso KSeF utilizzando i vostri certificati KSeF e trasmette ogni fattura singolarmente.

Visualizzazione dello stato e del numero KSeF

  • Il feedback di KSeF viene elaborato e il numero KSeF viene assegnato alla fattura.

Fornitura di codici QR KSeF

  • In modalità online, un codice QR consente agli acquirenti e alle autorità di aprire la fattura direttamente in KSeF.
  • In modalità offline, alcuni codici QR contengono l'hash della fattura e i dati del certificato dell'emittente.

Archiviazione e registrazione di tutte le operazioni

  • Tutti gli eventi rilevanti, gli errori e i cambiamenti di stato vengono registrati in log dettagliati e sono consultabili tramite efstaPortal.

Risultato:
Potrete usufruire di un processo KSeF end-to-end senza dover sviluppare o gestire autonomamente una complessa integrazione.

Chi trae vantaggio dall'integrazione KSeF di efsta?

  • Aziende dotate di sistemi POS ed ERP
    • Desiderate evitare di creare e gestire le vostre interfacce KSeF.
  • Team finanziari, fiscali e di conformità
    • Avete bisogno di certezza giuridica, di una documentazione verificabile e di una chiara visibilità dello stato di ogni fattura.
  • Responsabili IT, ERP e integratori
    • Preferiscono API stabili, un'architettura chiara e una separazione tra la logica POS locale e quella di fatturazione elettronica basata su cloud.
  • Partner per il software e l'integrazione
    • Desiderano offrire ai propri clienti la fatturazione elettronica conforme allo standard KSeF senza dover investire in modo massiccio nei dettagli specifici di tale standard.
  • Rivenditori al dettaglio e catene di negozi in Polonia
    • Diverse casse e sedi, un unico collegamento KSeF gestito centralmente.

Perché scegliere efsta per KSeF in Polonia?

  • Sviluppato per KSeF 2.0
    • Supporta il formato FA(3)-XML e le più recenti specifiche KSeF.
  • Resilienza online e offline
    • Gestisce i guasti e i problemi di connessione grazie a modalità offline intelligenti e alla risincronizzazione automatica.
  • Trasparenza end-to-end
    • Registri dettagliati, monitoraggio e informazioni sullo stato per ogni fattura.
  • Architettura scalabile
    • Funziona su più sedi, sistemi POS e con elevati volumi di transazioni.
  • Approccio "Compliance First"
    • Sviluppato sulla base della normativa polacca in materia di IVA e delle linee guida KSeF, con una chiara gestione dei casi particolari.

Consulenza personalizzata da parte dei nostri esperti

Siamo sempre disponibili a rispondere alle vostre domande e a trovare una soluzione adatta alle vostre esigenze.
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FAQ – Domande frequenti sul KSeF in Polonia

Che cos'è il KSeF e perché è importante?
Quando diventerà obbligatorio l'uso del KSeF per la mia azienda?
Quali sono le funzionalità della soluzione KSeF di efsta?
In che modo efsta gestisce le situazioni offline o i guasti di KSeF?
Quali certificati mi servono per KSeF?
La soluzione KSeF di efsta è adatta alle aziende con più sedi?
efsta supporta l'attuale formato FA(3)-KSeF?

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