KSeF Pologne

Connectez vos systèmes de point de vente (POS) et d'ERP au système national de facturation électronique polonais (KSeF) via une API sécurisée et unifiée.

La solution KSeF d'efsta automatise la création, la validation, la transmission et le suivi des factures, en ligne et hors ligne, afin que vous puissiez vous conformer aux exigences KSeF polonaises avec un minimum d'efforts et de risques.

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Qu'est-ce que le KSeF et en quoi est-ce important ?

Le KSeF (Krajowy System e-Faktur) est le système national polonais de facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B. Au lieu d'envoyer des factures au format PDF par e-mail, les entreprises doivent émettre des factures électroniques au format XML structuré via la plateforme centrale KSeF.

Chaque facture :
  • est structuré au format FA(3) (depuis le 1er février 2026)
  • est transmis par voie électronique à KSeF pour validation et validation
  • se voit attribuer un numéro KSeF unique
  • est conservé pendant 10 ans par l'administration fiscale
  • n'est considérée comme valablement délivrée qu'après avoir été acceptée par KSeF
Pour les entreprises opérant en Pologne, le KSeF n'est plus une option, mais la base d'une facturation électronique B2B conforme à la législation.

(Informations officielles : Système national de facturation électronique - KSeF)

À partir de quand le KSeF sera-t-il obligatoire ?

La Pologne met progressivement en place l'obligation KSeF :

‍À compter du 1er février 2026 : émissionobligatoire de factures au format KSeF pour les entreprises assujetties à l'impôt dont le chiffre d'affaires, TVA comprise, a dépassé 200 millions de zlotys polonais (PLN) en 2024.

À partir du 1er avril 2026 : émissionobligatoire de factures au format KSeF pour toutes les autres entreprises assujetties à l'impôt, sous réserve de certaines exceptions.

Réception de factures via KSeF

À compter du 1er février 2026, la réception des factures B2B via KSeF sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à l'impôt, quelle que soit la date à laquelle elles devront elles-mêmes commencer à émettre ces factures.

Disposition transitoire pour les petits montants jusqu'à fin 2026

Les entreprises assujetties à l'impôt qui sont tenues d'utiliser le système KSeF peuvent continuer à émettre des factures papier ou électroniques en dehors de ce système si la valeur totale mensuelle des factures, TVA comprise, ne dépasse pas 10 000 PLN.
Si ce seuil est dépassé au cours d'un mois, toutes les factures restantes de ce mois doivent être émises via le système KSeF.

Exceptions notables

Certaines factures ne sont pas soumises à l'obligation KSeF, notamment :

  • Les factures B2C, c'est-à-dire les factures destinées aux consommateurs, ne sont jamais obligatoires dans le cadre du KSeF
  • certaines factures ou pièces justificatives jusqu'à fin 2026
  • certains assujettis étrangers et certaines procédures spécifiques en matière de TVA, par exemple l'OSS et l'IOSS
  • certains types de factures définis dans la réglementation polonaise, par exemple les factures de transport ou de péage

Ce qu'efsta propose à KSeF en Pologne

efsta propose une intégration KSeF conforme qui relie vos systèmes de point de vente, ERP et de back-office à la plateforme KSeF polonaise via l'infrastructure éprouvée d'efsta dédiée à la fiscalité et à la facturation électronique.

Avec efsta, vous n'avez pas besoin de connecter chaque caisse ou chaque système directement à KSeF. La solution de facturation électronique d'efsta se charge à votre place de l'ensemble du processus KSeF.

Étendue des prestations de l'intégration efsta KSeF

Génération de factures électroniques au format XML conformes à la norme KSeF

  • Le middleware fiscal crée le document fiscal et génère le fichier XML KSeF.

Validation des factures avant leur envoi

  • Le fichier XML est validé à l'aide du schéma officiel KSeF FA(3) et des règles polonaises relatives aux numéros d'identification fiscale.

Transmission sécurisée des factures vers KSeF

  • Le middleware fiscal efsta s'authentifie auprès de KSeF à l'aide de vos certificats KSeF et transmet chaque facture individuellement.

Consultation du statut et du numéro KSeF

  • La réponse de KSeF est traitée et le numéro KSeF est attribué à la facture.

Mise à disposition des codes QR KSeF

  • En mode en ligne, un code QR permet aux acheteurs et aux administrations d'ouvrir la facture directement dans KSeF.
  • En mode hors ligne, des codes QR spécifiques contiennent le hachage de la facture et les données du certificat de l'émetteur.

Enregistrement et journalisation de toutes les opérations

  • Tous les événements, erreurs et changements d'état pertinents sont enregistrés dans des journaux détaillés et peuvent être consultés via l'efstaPortal.

Résultat :
Vous bénéficiez d'un traitement KSeF de bout en bout, sans avoir à développer ou à gérer vous-même une intégration complexe.

À qui profite l'intégration KSeF d'efsta ?

  • Entreprises équipées de systèmes de point de vente et d'ERP
    • Vous souhaitez éviter de devoir créer et gérer vos propres interfaces KSeF.
  • Équipes chargées des finances, de la fiscalité et de la conformité
    • Vous avez besoin d'une sécurité juridique, d'une documentation pouvant faire l'objet d'un audit et d'une visibilité claire sur le statut de chaque facture.
  • Responsables informatiques, responsables ERP et intégrateurs
    • Ils privilégient des API stables, une architecture claire et une séparation entre la logique locale des points de vente et la logique de facturation électronique basée sur le cloud.
  • Partenaires logiciels et d'intégration
    • Vous souhaitez proposer à vos clients une facturation électronique conforme à la norme KSeF sans avoir à investir massivement dans les spécificités de cette norme.
  • Détaillants et chaînes de magasins en Pologne
    • Plusieurs caisses et sites, une connexion KSeF gérée de manière centralisée.

Pourquoi choisir efsta pour KSeF en Pologne ?

  • Conçu pour KSeF 2.0
    • Prend en charge le format FA(3)-XML et les dernières spécifications KSeF.
  • Résilience en ligne et hors ligne
    • Gère les pannes et les problèmes de connexion grâce à des modes hors ligne intelligents et à une resynchronisation automatique.
  • Transparence de bout en bout
    • Journaux détaillés, suivi et informations sur le statut pour chaque facture.
  • Architecture évolutive
    • Fonctionne sur de nombreux sites, avec différents systèmes de caisse et pour des volumes de transactions élevés.
  • Approche axée sur la conformité
    • Conçu sur la base de la législation polonaise en matière de TVA et des exigences KSeF, avec un traitement clair des cas particuliers.

Conseils personnalisés de nos experts

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FAQ – Foire aux questions sur le KSeF en Pologne

Qu'est-ce que le KSeF et pourquoi est-ce important ?
À partir de quand le KSeF deviendra-t-il obligatoire pour mon entreprise ?
Quelles sont les fonctionnalités de la solution KSeF d'efsta ?
Comment efsta gère-t-il les situations hors ligne ou les pannes du KSeF ?
De quels certificats ai-je besoin pour KSeF ?
La solution KSeF d'efsta convient-elle aux entreprises disposant de plusieurs sites ?
efsta prend-il en charge le format FA(3)-KSeF actuel ?

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