La Polonia sta introducendo gradualmente il Krajowy System e-Faktur (KSeF) e, per la maggior parte delle transazioni B2B, l’obbligo di utilizzo è ormai un dato di fatto. Meno note sono due disposizioni transitorie di portata limitata, ma molto rilevanti dal punto di vista pratico: gli scontrini che riportano il codice fiscale dell’acquirente (NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej) e non superano un importo lordo di 450 PLN (pari a circa 100 euro) sono attualmente ancora considerati fatture semplificate. Inoltre, le aziende con un volume mensile di fatturazione ridotto possono, a determinate condizioni, continuare a emettere fatture al di fuori del KSeF.
Entrambe le deroghe hanno carattere temporaneo. Scadranno il 31 dicembre 2026 e, a partire dal 1° gennaio 2027, anche per questi casi di importi di modesta entità dovrà essere emessa una fattura regolare conforme alle norme KSeF.
Secondo la normativa polacca in materia di IVA, uno scontrino (paragon) emesso da una stampante fiscale è considerato una fattura semplificata (“faktura uproszczona”) se riporta il codice fiscale (NIP) dell’acquirente e l’importo lordo non supera i 450 PLN (pari a circa 100 euro). Per questi documenti il legislatore ha previsto una normativa transitoria: fintantoché vige l’eccezione, non è necessario emettere una fattura strutturata tramite KSeF oltre allo scontrino. Lo scontrino stesso è sufficiente come documento completo per la transazione B2B.
Dal punto di vista giuridico, ciò si basa sull’art. 106e, comma 5, n. 3, della legge polacca sull’IVA (definizione di fattura semplificata), in combinato disposto con la disposizione transitoria di cui all’art. 145n, che esenta temporaneamente tali scontrini dall’obbligo di KSeF.
Regolamentazione transitoria per importi di modesta entità fino alla fine del 2026: Indipendentemente dallo scontrino fiscale, vi è una seconda modifica separata: le imprese soggette a imposta che, in linea di principio, sono già tenute a utilizzare il sistema KSeF, possono continuare a emettere fatture cartacee o elettroniche al di fuori del sistema KSeF, purché il valore mensile complessivo delle fatture in questione, IVA inclusa, non superi i 10.000 PLN (~ 2.300 €). Se tale limite viene superato in un mese, tutte le fatture successive di quel mese devono essere emesse tramite KSeF. La base giuridica è costituita dalla disposizione transitoria temporanea di cui all’art. 145o della legge polacca sull’IVA, in vigore dal 1° aprile al 31 dicembre 2026.
| Data | Impegno |
|---|---|
| febbraio 2026 | KSeF obbligatorio per le grandi imprese (fatturato dell'anno precedente superiore a 200 milioni di PLN) |
| Aprile 2026 | Il KSeF diventa obbligatorio per tutti gli altri soggetti passivi IVA attivi |
| aprile – dicembre 2026 | Regola transitoria: è possibile emettere fatture al di fuori del sistema KSeF, purché il valore complessivo mensile delle fatture in questione non superi i 10.000 PLN |
| 31 dicembre 2026 | Fine delle due deroghe per importi modesti: lo scontrino con NIP fino a 450 PLN / circa 100 € e la soglia mensile di 10.000 PLN perdono validità |
| Gennaio 2027 | Il KSeF diventa obbligatorio anche per gli ultimi gruppi (tra cui le microimprese esenti dall'IVA); entrano in vigore le sanzioni amministrative nella loro interezza |
A partire dal 1° gennaio 2027, né gli scontrini con il codice identificativo dell’acquirente (NIP) né le fatture al di sotto della soglia mensile di 10.000 PLN potranno più essere emessi al di fuori del sistema KSeF. Per ogni transazione B2B – indipendentemente dall’importo o dal volume mensile – dovrà quindi essere emessa una fattura strutturata tramite KSeF. A partire da tale data, le stampanti fiscali e i registratori di cassa potranno emettere solo normali scontrini per il commercio al dettaglio (B2C), ma non più fatture. Anche le fatture semplificate, che continueranno ad essere possibili in misura limitata, dovranno passare attraverso il sistema KSeF e saranno lì registrate con un codice identificativo specifico (“UPR”).
L’eccezione relativa allo scontrino riguarda, nella pratica, soprattutto le aziende che effettuano piccole vendite B2B direttamente tramite il registratore di cassa: commercio al dettaglio, ristorazione, officine, fornitori di servizi con clientela occasionale proveniente dal settore aziendale. Se un cliente aziendale richiede alla cassa l’indicazione del proprio NIP, finora lo scontrino è sufficiente come sostituto della fattura, senza necessità di un’ulteriore registrazione nel KSeF. La soglia mensile di 10.000 PLN riguarda invece le microimprese e i liberi professionisti con un volume di fatturazione generalmente basso, indipendentemente dall’importo singolo della rispettiva fattura.
Per i team responsabili della compliance, ciò significa concretamente che chi oggi si avvale di una delle due deroghe dovrà disporre, al più tardi nel corso del quarto trimestre del 2026, di un piano sostenibile da applicare a partire dal 2027, che includa la comunicazione interna alle filiali e al personale di cassa, ormai abituato alla normativa vigente.
Per i team tecnici e gli integratori di sistemi, è particolarmente rilevante l’aspetto relativo ai registratori di cassa: le stampanti fiscali e i sistemi POS che attualmente emettono scontrini con NIP devono essere collegati per tempo all’interfaccia KSeF – direttamente tramite API oppure tramite un software intermediario tra il sistema di cassa e la piattaforma KSeF del Ministero delle Finanze. Chi fa affidamento sulla soglia dei 10.000 PLN deve inoltre monitorare costantemente il volume mensile delle fatture per non perdere la scadenza di un mese per il passaggio al sistema KSeF.
Nel 2026 è previsto un periodo di tolleranza: le sanzioni amministrative in percentuale previste dalla legge sull’IVA non saranno ancora applicate, ma saranno già in vigore le disposizioni generali del diritto penale tributario polacco (Kodeks karny skarbowy) in caso di elusione intenzionale o ripetuta del sistema KSeF.
A partire dal 1° gennaio 2027 entreranno in vigore le sanzioni amministrative nella loro interezza: in caso di fattura KSeF mancante o errata sono previste sanzioni pecuniarie fino al 100% dell’importo dell’IVA indicato, mentre per le voci esenti da imposta o con aliquota zero fino al 18,7% dell’importo totale. Poiché tale data coincide esattamente con la scadenza di entrambe le esenzioni per importi di modesta entità, il rischio per le aziende interessate si aggrava doppiamente a cavallo tra il 2026 e il 2027.
L'abolizione di entrambe le deroghe per gli importi di modesta entità comporta, per molte aziende, che i sistemi di cassa, le soluzioni ERP e PMS debbano essere collegati alla piattaforma KSeF entro la fine del 2026 – indipendentemente dall'entità delle singole fatture o dal volume mensile finora registrato. efsta collega i sistemi POS, ERP e di back-office alla piattaforma KSeF 2.0 tramite un’API unificata, occupandosi dell’intero processo: creazione di fatture XML conformi allo standard KSeF nel formato FA(3), convalida prima dell’invio, trasmissione sicura compresa la gestione dei certificati, nonché monitoraggio e registrazione di tutte le operazioni, anche in modalità offline. In questo modo, le aziende non devono sviluppare e gestire una propria interfaccia KSeF.
Maggiori informazioni sulla soluzione KSeF di efsta: KSeF Polonia – Fatturazione elettronica con efsta
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