La Pologne met progressivement en place le Krajowy System e-Faktur (KSeF), et son utilisation obligatoire pour la plupart des transactions B2B est un fait établi depuis longtemps. Deux dispositions transitoires, modestes mais très importantes sur le plan pratique, sont en revanche moins connues : les tickets de caisse qui mentionnent le numéro d'identification fiscale de l'acheteur (NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej) et dont le montant brut ne dépasse pas 450 PLN (soit environ 100 euros) sont actuellement encore considérés comme des factures simplifiées. Par ailleurs, les entreprises dont le volume mensuel de facturation est faible peuvent, sous certaines conditions, continuer à facturer en dehors du système KSeF.
Ces deux exceptions sont temporaires. Elles prendront fin le 31 décembre 2026, et à compter du 1er janvier 2027, une facture standard conforme à la norme KSeF devra également être émise pour ces transactions de faible montant.
Selon la législation polonaise en matière de TVA, un ticket de caisse (paragon) émis par une imprimante fiscale est considéré comme une facture simplifiée (« faktura uproszczona ») s'il mentionne le numéro d'identification fiscale (NIP) de l'acheteur et si le montant brut ne dépasse pas 450 PLN (soit environ 100 euros). Le législateur a mis en place une disposition transitoire pour ces documents : tant que cette exception s'applique, il n'est pas nécessaire d'émettre une facture structurée via KSeF en plus du ticket de caisse. Le ticket de caisse lui-même suffit comme justificatif complet pour la transaction B2B.
Sur le plan juridique, cela se fonde sur l'article 106e, paragraphe 5, point 3, de la loi polonaise sur la TVA (définition de la facture simplifiée), en liaison avec la disposition transitoire de l'article 145n, qui exempte temporairement ces tickets de caisse de l'obligation de KSeF.
Disposition transitoire pour les petits montants jusqu'à fin 2026 : Indépendamment du ticket de caisse, il existe une deuxième modification distincte : les entreprises assujetties à la TVA qui sont en principe déjà tenues d’utiliser le système KSeF peuvent continuer à émettre des factures papier ou électroniques en dehors du système KSeF si la valeur totale mensuelle des factures concernées, TVA comprise, ne dépasse pas 10 000 PLN (~ 2 300 €). Si ce seuil est dépassé au cours d’un mois, toutes les factures supplémentaires de ce mois-là doivent être émises via le système KSeF. La base juridique est la disposition transitoire temporaire prévue à l’article 145o de la loi polonaise sur la TVA, en vigueur du 1er avril au 31 décembre 2026.
| Date | Obligation |
|---|---|
| février 2026 | Le KSeF est obligatoire pour les grandes entreprises (chiffre d'affaires de l'année précédente supérieur à 200 millions de PLN) |
| avril 2026 | Le KSeF devient obligatoire pour tous les autres assujettis à la TVA en activité |
| avril – décembre 2026 | Disposition transitoire : les factures hors KSeF sont autorisées tant que le montant total mensuel des factures concernées ne dépasse pas 10 000 PLN |
| 31 décembre 2026 | Fin des deux dérogations pour les petits montants : le ticket de caisse avec un NIP jusqu'à 450 PLN / environ 100 €, ainsi que le seuil mensuel de 10 000 PLN, ne sont plus valables. |
| janvier 2027 | Le KSeF devient obligatoire également pour les derniers groupes (notamment les micro-entreprises exonérées de TVA) ; les sanctions administratives pleines et entières entrent en vigueur |
À compter du 1er janvier 2027, ni les tickets de caisse comportant le NIP de l'acheteur, ni les factures dont le montant est inférieur au seuil mensuel de 10 000 PLN ne pourront plus être traitées en dehors du système KSeF. Pour toute transaction B2B – quel que soit le montant ou le volume mensuel –, une facture structurée devra alors être émise via le système KSeF. À partir de cette date, les imprimantes fiscales et les caisses enregistreuses ne pourront plus émettre que des tickets de caisse classiques destinés au commerce de détail (B2C), et non plus des factures. Les factures simplifiées, qui resteront possibles dans une mesure limitée, devront également transiter par le système KSeF et y seront répertoriées sous une mention spécifique (« UPR »).
Dans la pratique, l'exception relative au ticket de caisse concerne principalement les entreprises qui traitent de petites ventes B2B directement via la caisse : commerce de détail, restauration, ateliers, prestataires de services ayant une clientèle de passage issue du secteur des entreprises. Si un client professionnel demande à ce que son numéro d'identification fiscale (NIP) soit indiqué à la caisse, le ticket de caisse suffit jusqu'à présent en guise de facture, sans inscription supplémentaire au registre KSeF. Le seuil mensuel de 10 000 PLN concerne quant à lui les micro-entreprises et les travailleurs indépendants dont le volume de facturation est généralement faible, quel que soit le montant unitaire de chaque facture.
Concrètement, pour les équipes chargées de la conformité, cela signifie que celles qui recourent aujourd’hui à l’une des deux dérogations devront disposer, au plus tard au cours du quatrième trimestre 2026, d’un plan viable pour 2027 et les années suivantes, incluant une communication interne à l’intention des agences et du personnel de caisse, qui s’est habitué à la réglementation actuelle.
Pour les équipes techniques et les intégrateurs de systèmes, c’est surtout l’aspect « caisse » qui est pertinent : les imprimantes fiscales et les systèmes de point de vente qui émettent actuellement des tickets de caisse avec un NIP doivent être connectés en temps utile à la plateforme KSeF – soit directement via une API, soit par l’intermédiaire d’un logiciel faisant le relais entre le système de caisse et la plateforme KSeF du ministère des Finances. Ceux qui se fient au seuil des 10 000 PLN doivent en outre surveiller en permanence leur volume mensuel de facturation afin de ne pas manquer la date limite de passage au système KSeF, fixée à un mois.
En 2026, une période de grâce s'appliquera : les amendes administratives exprimées en pourcentage prévues par la loi sur la TVA ne seront pas encore infligées, mais les dispositions générales du code pénal fiscal polonais (Kodeks karny skarbowy) s'appliqueront déjà en cas de contournement intentionnel ou répété du système KSeF.
À compter du 1er janvier 2027, les sanctions administratives s'appliqueront dans leur intégralité : en cas d'absence ou d'erreur dans la facture KSeF, des amendes pouvant aller jusqu'à 100 % du montant de la TVA indiqué sont prévues ; pour les postes exonérés ou soumis à un taux zéro, elles peuvent atteindre 18,7 % du montant total. Cette date butoir coïncidant exactement avec la fin des deux exonérations pour les petits montants, le risque pour les entreprises concernées s'aggrave doublement au tournant de l'année 2026/2027.
La suppression de ces deux exemptions pour les petits montants signifie pour de nombreuses entreprises que leurs systèmes de caisse, leurs solutions ERP et PMS devront être connectés à KSeF d’ici fin 2026, quel que soit le montant des factures individuelles ou le volume mensuel enregistré jusqu’à présent. efsta relie les systèmes de point de vente (POS), ERP et de back-office à la plateforme KSeF 2.0 via une API unifiée et prend en charge l’ensemble du processus : création de factures XML conformes à la norme KSeF au format FA(3), validation avant envoi, transmission sécurisée incluant la gestion des certificats, ainsi que le suivi et la journalisation de toutes les opérations – même en mode hors ligne. Les entreprises n’ont ainsi pas besoin de développer ni d’exploiter leur propre interface KSeF.
En savoir plus sur la solution KSeF d'efsta : KSeF Pologne – Facturation électronique avec efsta
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