KSeF Polen

Verbinden Sie Ihre POS- und ERP-Systeme über eine sichere, unified API mit dem nationalen E-Invoicing-System Polens (KSeF).

Die KSeF-Lösung von efsta automatisiert Rechnungserstellung, Validierung, Übermittlung und Monitoring, online und offline, damit Sie die polnischen KSeF-Vorgaben mit minimalem Aufwand und Risiko einhalten.

Mit Experten sprechen

Was ist KSeF und warum ist es relevant?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale E-Invoicing-System Polens für verpflichtende B2B-E-Rechnungen. Anstatt PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden, müssen Unternehmen strukturierte XML E-Rechnungen über die zentrale KSeF-Plattform ausstellen.

Jede Rechnung:
  • ist im Format FA(3) strukturiert (seit 01. Februar 2026)
  • wird elektronisch an KSeF zur Validierung und Freigabe übermittelt
  • erhält eine eindeutige KSeF-Nummer
  • wird für 10 Jahre zentral von der Steuerbehörde gespeichert
  • gilt erst dann als rechtmäßig ausgestellt, wenn sie von KSeF akzeptiert wurde
Für Unternehmen, die in Polen tätig sind, ist KSeF nicht länger optional, sondern die Grundlage für rechtskonformes B2B-E-Invoicing.

(Offizielle Informationen: National e-Invoicing System - KSeF)

Wann wird KSeF verpflichtend?

Polen führt die KSeF-Verpflichtung schrittweise ein:

Ab 1. Februar 2026: Verpflichtende Ausstellung von Rechnungen in KSeF für steuerpflichtige Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2024 inklusive VAT 200 Millionen Polnischen Złoty (PLN) überschritten hat.

Ab 1. April 2026: Verpflichtende Ausstellung von Rechnungen in KSeF für alle anderen steuerpflichtigen Unternehmen, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen.

Empfang von Rechnungen über KSeF

Ab dem 1. Februar 2026 ist der Empfang von B2B-Rechnungen über KSeF für alle steuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend, unabhängig davon, ab wann sie selbst mit der Ausstellung beginnen müssen.

Übergangsregelung für Kleinbeträge bis Ende 2026

Steuerpflichtige Unternehmen, die KSeF nutzen müssen, dürfen weiterhin Papier- oder E-Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen, wenn der monatliche Gesamtwert der Rechnungen inklusive VAT 10.000 PLN nicht überschreitet.
Wird diese Grenze in einem Monat überschritten, müssen alle weiteren Rechnungen dieses Monats über KSeF ausgestellt werden.

Wesentliche Ausnahmen

Einige Rechnungen fallen nicht unter die KSeF-Verpflichtung, darunter:

  • B2C-Rechnungen, also Rechnungen an Verbraucher, diese sind in KSeF nie verpflichtend
  • bestimmte Kassenrechnungen bzw. Belege bis Ende 2026
  • einige ausländische Steuerpflichtige und spezielle VAT-Verfahren, zum Beispiel OSS und IOSS
  • bestimmte Rechnungstypen, die in den polnischen Vorschriften definiert sind, zum Beispiel einzelne Transport- oder Mautrechnungen

Was efsta für KSeF in Polen bietet

efsta bietet eine konforme KSeF-Integration, die Ihre POS-, ERP- und Back-Office-Systeme über die bewährte Fiscal- und E-Invoicing-Infrastruktur von efsta mit der polnischen KSeF-Plattform verbindet.

Mit efsta müssen Sie nicht jede Kasse oder jedes System direkt mit KSeF verbinden. Stattdessen übernimmt die E-Invoicing-Lösung von efsta den gesamten KSeF-Prozess für Sie.

Leistungsumfang der efsta KSeF-Integration

Erzeugung KSeF-konformer XML E-Rechnungen

  • Die Fiscal Middleware erstellt das fiskalische Dokument und generiert das KSeF XML.

Validierung von Rechnungen vor dem Versand

  • Das XML wird durch das offizielle KSeF FA(3)-Schema und die polnischen Steuer-ID-Regeln validiert.

Sichere Übermittlung von Rechnungen an KSeF

  • Die efsta Fiscal Middleware authentifiziert sich mit Ihren KSeF-Zertifikaten gegenüber KSeF und übermittelt jede Rechnung einzeln.

Abruf von Status und KSeF-Nummer

  • Die Rückmeldung von KSeF wird verarbeitet und die KSeF-Nummer der Rechnung zugeordnet.

Bereitstellung von KSeF QR-Codes

  • Im Online-Modus ermöglicht ein QR-Code Käufern und Behörden, die Rechnung direkt in KSeF zu öffnen.
  • Im Offline-Modus enthalten spezielle QR-Codes den Hash der Rechnung und die Zertifikatsdaten des Ausstellers.

Speicherung und Protokollierung aller Vorgänge

  • Alle relevanten Ereignisse, Fehler und Statusänderungen werden mit detaillierten Logs gespeichert und sind über das efstaPortal sichtbar.

Ergebnis:
Sie erhalten eine durchgängige KSeF-Abwicklung, ohne selbst eine komplexe Integration entwickeln oder betreiben zu müssen.

Wer profitiert von der KSeF-Integration von efsta?

  • Unternehmen mit POS- und ERP-Systemen
    • Sie möchten vermeiden, eigene KSeF-Schnittstellen aufzubauen und zu pflegen.
  • Finance-, Tax- und Compliance-Teams
    • Sie benötigen Rechtssicherheit, auditfähige Dokumentation und klare Statussichtbarkeit für jede Rechnung.
  • IT-, ERP-Manager und Integratoren
    • Sie bevorzugen stabile APIs, eine klare Architektur und eine Trennung zwischen lokaler POS-Logik und Cloud-basierter E-Invoicing-Logik.
  • Software- und Integrationspartner
    • Sie möchten ihren Kunden KSeF-konformes E-Invoicing anbieten, ohne umfassend in die KSeF-spezifischen Details investieren zu müssen.
  • Einzelhändler und Filialketten in Polen
    • Mehrere Kassen und Standorte, eine zentral verwaltete KSeF-Anbindung.

Warum efsta für KSeF in Polen?

  • Entwickelt für KSeF 2.0
    • Unterstützt das FA(3)-XML-Format und die neuesten KSeF-Spezifikationen.
  • Online- und Offline-Resilienz
    • Bewältigt Ausfälle und Verbindungsprobleme mit intelligenten Offline-Modi und automatischer Nachsynchronisierung.
  • End-to-End Transparenz
    • Detaillierte Logs, Monitoring und Statusinformationen für jede Rechnung.
  • Skalierbare Architektur
    • Funktioniert über viele Standorte, POS-Systeme und hohe Transaktionsvolumen hinweg.
  • Compliance-First-Ansatz
    • Entwickelt auf Basis des polnischen VAT-Rechts und der KSeF-Vorgaben, inklusive klarer Behandlung von Sonderfällen.

Individuelle Beratung von unseren Experten

Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und eine passende Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
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FAQs – Häufig gestellte Fragen zu KSeF in Polen

Was ist KSeF und warum ist es wichtig?
Wann wird KSeF für mein Unternehmen verpflichtend?
Was leistet die KSeF-Lösung von efsta?
Wie geht efsta mit Offline-Situationen oder Ausfällen von KSeF um?
Welche Zertifikate benötige ich für KSeF?
Ist die KSeF-Lösung von efsta für Unternehmen mit mehreren Standorten geeignet?
Unterstützt efsta das aktuelle FA(3)-KSeF-Format?

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