Deutschland gehört derzeit zu den wenigen europäischen Ländern, in denen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin eine offene Ladenkasse verwenden dürfen. Mit einem aktuellen Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen könnte sich das jedoch ab 2028 ändern. Ziel der geplanten Regelung ist die stärkere Bekämpfung von Steuerhinterziehung durch die verpflichtende Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme.
Für Softwareanbieter ist die Entwicklung besonders relevant. Sollte der Entwurf in seiner aktuellen Form umgesetzt werden, steigt die Nachfrage nach gesetzeskonformen POS-, ERP- und Kassensystemen deutlich. Gleichzeitig könnten neue Anforderungen auf Anbieter und Integratoren zukommen.
Derzeit besteht in Deutschland keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Unternehmen können grundsätzlich zwischen einem elektronischen Kassensystem und einer offenen Ladenkasse wählen, sofern die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung eingehalten werden.
Wer bereits ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss allerdings die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erfüllen. Dazu gehört insbesondere die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die Manipulationen an Kassenaufzeichnungen verhindern soll. Der Referentenentwurf baut ausdrücklich auf diesen bestehenden Regelungen auf.
Im Gegensatz zu Ländern wie Österreich existiert in Deutschland aktuell also keine generelle Verpflichtung zur Nutzung einer Registrierkasse. Genau das könnte sich ab 2028 ändern.
Nach dem vorliegenden Referentenentwurf soll ab dem 1. Januar 2028 eine gesetzliche Registrierkassenpflicht eingeführt werden. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro sollen künftig ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden müssen. Offene Ladenkassen wären für diese Unternehmen grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Der Entwurf nennt dabei mehrere Ziele:
Darüber hinaus sollen die Ermittlungsbefugnisse der Finanzbehörden erweitert und zusätzliche Sanktionsmöglichkeiten geschaffen werden. Parallel dazu sieht der Entwurf Anpassungen bei der Belegausgabepflicht vor.
Der aktuelle Referentenentwurf sieht zusätzlich vor, die bisherige papiergebundene Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht zu ersetzen. Belege könnten beispielsweise per QR-Code, NFC oder digitalen Abruf bereitgestellt werden. Kunden sollen weiterhin einen Papierbeleg verlangen können.
Da es sich um einen Referentenentwurf handelt, bleiben zahlreiche Punkte ungeklärt.
Nach aktuellem Stand soll die Kassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz gelten. Da sich das Gesetzgebungsverfahren noch in der Abstimmung befindet, bleibt die endgültige Ausgestaltung abzuwarten. Der aktuelle Entwurf sieht außerdem vor, bestimmte Ausnahmen und Härtefallregelungen in einer gesonderten Verordnung festzulegen.
Ebenfalls nicht abschließend geklärt sind mögliche Sonderregelungen für:
Unternehmen sollten daher die weitere Gesetzgebung aufmerksam verfolgen.
Für POS-, ERP- und Kassensoftwareanbieter könnte die geplante Regelung erhebliche Auswirkungen haben.
Viele Unternehmen nutzen derzeit noch offene Ladenkassen. Der Referentenentwurf begründet die Einführung der Registrierkassenpflicht ausdrücklich mit dem Ziel, diese Systeme durch elektronische Aufzeichnungslösungen zu ersetzen.
Sollte die Regelung umgesetzt werden, benötigen betroffene Unternehmen entsprechende Software- und Hardwarelösungen. Davon könnten insbesondere Anbieter profitieren, die bereits heute gesetzeskonforme Kassenlösungen für den deutschen Markt bereitstellen.
Da der Entwurf auf den bestehenden Anforderungen des § 146a AO aufbaut, bleibt die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ein zentraler Bestandteil gesetzeskonformer Kassensysteme. Der verpflichtende Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme würde die Bedeutung von TSE-Integrationen zusätzlich erhöhen.
Für Softwareanbieter bedeutet das:
werden zunehmend zu Standardanforderungen.
Auch ERP-Systeme könnten von der Entwicklung betroffen sein. Werden mehr Unternehmen elektronische Kassensysteme einsetzen, steigt typischerweise die Bedeutung standardisierter Schnittstellen zwischen POS, ERP und Buchhaltung.
Für ERP-Anbieter kann dies zusätzlichen Integrationsbedarf bedeuten, insbesondere bei:
Sollte die Registrierkassenpflicht tatsächlich 2028 eingeführt werden, müssen zahlreiche Unternehmen bestehende Prozesse umstellen. Daraus ergibt sich potenzieller Bedarf für:
Gerade Integratoren und Anbieter von Fiskalisierungslösungen könnten hiervon profitieren.
Auch wenn die endgültige Ausgestaltung der Regelung noch nicht feststeht, empfiehlt sich bereits heute eine Beobachtung der weiteren Gesetzgebung.
Insbesondere Anbieter von POS- und ERP-Systemen sollten prüfen:
Neben der Einführung einer Registrierkassenpflicht ab 2028 sieht der aktuelle Entwurf auch die Digitalisierung der Belegausgabe vor. Für Anbieter von POS-, ERP- und Fiskalisierungslösungen könnten sich daraus zusätzliche Anforderungen und neue Integrationsmöglichkeiten ergeben. Sollte der Referentenentwurf umgesetzt werden, dürfte die Nachfrage nach gesetzeskonformen elektronischen Aufzeichnungssystemen erheblich steigen. Für Softwareanbieter bietet sich daher die Möglichkeit, sich frühzeitig auf die potenziellen Anforderungen vorzubereiten und Kunden bei der Umstellung zu unterstützen.
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