Polen führt das Krajowy System e-Faktur (KSeF) gestaffelt ein, und für die meisten B2B-Transaktionen ist die verpflichtende Nutzung längst beschlossene Sache. Weniger bekannt sind zwei kleine, aber praktisch sehr relevante Übergangsregelungen: Kassenbons, die die Steuernummer des Käufers (NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej) enthalten und einen Bruttobetrag von 450 PLN (umgerechnet rund 100 Euro) nicht übersteigen, gelten aktuell noch als vereinfachte Rechnung. Darüber hinaus dürfen Unternehmen mit geringem monatlichem Rechnungsvolumen unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls noch außerhalb von KSeF fakturieren.
Beide Ausnahmen sind befristet. Sie enden mit 31. Dezember 2026, und ab dem 1. Januar 2027 muss auch für diese Kleinbetragsfälle eine reguläre KSeF-konforme Rechnung ausgestellt werden.
Nach polnischem Umsatzsteuerrecht gilt ein Kassenbon (paragon) aus einem Fiskaldrucker als vereinfachte Rechnung ("faktura uproszczona"), wenn er die Steuernummer (NIP) des Käufers enthält und der Bruttobetrag 450 PLN (umgerechnet rund 100 Euro) nicht übersteigt. Für diese Dokumente hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung geschaffen: Solange die Ausnahme gilt, muss zusätzlich zum Kassenbon keine strukturierte Rechnung über KSeF ausgestellt werden. Der Bon selbst reicht als vollständiger Beleg für die B2B-Transaktion aus.
Rechtlich stützt sich das auf Art. 106e Abs. 5 Nr. 3 des polnischen USt-Gesetzes (Definition der vereinfachten Rechnung) in Verbindung mit der Übergangsvorschrift in Art. 145n, die diese Bons befristet von der KSeF-Pflicht ausnimmt.
Übergangsregelung für Kleinbeträge bis Ende 2026: Unabhängig vom Kassenbon gibt es eine zweite, separate Änderung: Steuerpflichtige Unternehmen, die grundsätzlich bereits KSeF nutzen müssen, dürfen weiterhin Papier- oder E-Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen, wenn der monatliche Gesamtwert der betroffenen Rechnungen inklusive USt. 10.000 PLN (~ 2.300€) nicht überschreitet. Wird diese Grenze in einem Monat überschritten, müssen alle weiteren Rechnungen dieses Monats über KSeF ausgestellt werden. Rechtsgrundlage ist die befristete Übergangsvorschrift Art. 145o des polnischen USt-Gesetzes, gültig vom 1. April bis zum 31. Dezember 2026.
| Datum | Verpflichtung |
|---|---|
| Februar 2026 | KSeF verpflichtend für Großunternehmen (Vorjahresumsatz über 200 Mio. PLN) |
| April 2026 | KSeF verpflichtend für alle übrigen aktiven USt-Pflichtigen |
| April – Dezember 2026 | Übergangsregelung: Rechnungen außerhalb von KSeF möglich, solange der monatliche Gesamtwert betroffener Rechnungen 10.000 PLN nicht übersteigt |
| 31. Dezember 2026 | Ende beider Kleinbetragsausnahmen: Kassenbon mit NIP bis 450 PLN / ca. 100 € sowie die 10.000-PLN-Monatsschwelle verlieren ihre Gültigkeit |
| Januar 2027 | KSeF verpflichtend auch für die letzten Gruppen (u. a. umsatzsteuerbefreite Kleinstunternehmen); volle administrative Sanktionen treten in Kraft |
Ab dem 1. Januar 2027 können weder Kassenbons mit Käufer-NIP noch Rechnungen unterhalb der 10.000-PLN-Monatsschwelle weiterhin außerhalb von KSeF abgerechnet werden. Für jede B2B-Transaktion – unabhängig vom Betrag oder Monatsvolumen – muss dann eine strukturierte Rechnung über KSeF ausgestellt werden. Fiskaldrucker und Kassen dürfen ab diesem Zeitpunkt nur noch gewöhnliche Kassenbons für den Einzelhandel (B2C) ausstellen, keine Rechnungen mehr. Vereinfachte Rechnungen, die weiterhin in reduziertem Umfang möglich sind, müssen dann ebenfalls über KSeF laufen und werden dort mit einer eigenen Kennzeichnung ("UPR") geführt.
Die Kassenbon-Ausnahme betrifft in der Praxis vor allem Unternehmen, die kleinere B2B-Verkäufe direkt über die Kasse abwickeln: Einzelhandel, Gastronomie, Werkstätten, Dienstleister mit Laufkundschaft aus dem Firmenkundenbereich. Verlangt ein Geschäftskunde an der Kasse die Angabe seiner NIP, reicht bislang der Kassenbon als Rechnungsersatz – ohne zusätzlichen KSeF-Eintrag. Die 10.000-PLN-Monatsschwelle wiederum betrifft Kleinstunternehmen und Freiberufler mit generell niedrigem Rechnungsaufkommen, unabhängig vom Einzelbetrag der jeweiligen Rechnung.
Für compliance-verantwortliche Teams heißt das konkret: Wer eine der beiden Ausnahmen heute nutzt, braucht spätestens im Laufe des vierten Quartals 2026 ein tragfähiges Konzept für 2027 fortlaufend, inklusive interner Kommunikation an Filialen und Kassenpersonal, die sich an die bisherige Regelung gewöhnt haben.
Für technische Teams und Systemintegratoren ist vor allem die Kassenseite relevant: Fiskaldrucker und POS-Systeme, die aktuell Kassenbons mit NIP ausgeben, müssen rechtzeitig an die KSeF-Anbindung angebunden werden – entweder direkt per API oder über eine vermittelnde Software zwischen Kassensystem und der KSeF-Plattform des Finanzministeriums. Wer sich auf die 10.000-PLN-Schwelle verlässt, benötigt zusätzlich eine laufende Überwachung des monatlichen Rechnungsvolumens, um den Wechsel zu KSeF innerhalb eines Monats nicht zu verpassen.
Im Jahr 2026 gilt eine Schonfrist: Prozentuale administrative Bußgelder nach dem USt-Gesetz werden noch nicht verhängt, wohl aber gelten bereits die allgemeinen Vorschriften des polnischen Steuerstrafrechts (Kodeks karny skarbowy) bei vorsätzlicher oder wiederholter Umgehung von KSeF.
Ab dem 1. Januar 2027 greifen dann die vollen administrativen Sanktionen: Bei fehlender oder fehlerhafter KSeF-Rechnung drohen Bußgelder von bis zu 100 % des ausgewiesenen USt-Betrags, bei steuerbefreiten Positionen oder Nullsatz bis zu 18,7 % des Gesamtbetrags. Da dieser Stichtag exakt mit dem Ende beider Kleinbetragsausnahmen zusammenfällt, verschärft sich das Risiko für betroffene Unternehmen zum Jahreswechsel 2026/2027 gleich doppelt.
Der Wegfall beider Kleinbetragsausnahmen bedeutet für viele Unternehmen, dass Kassensysteme, ERP- und PMS-Lösungen bis Ende 2026 an KSeF angebunden sein müssen – unabhängig davon, wie klein die einzelnen Rechnungen oder wie gering das monatliche Volumen bisher waren. efsta verbindet POS-, ERP- und Back-Office-Systeme über eine unified API mit der KSeF-2.0-Plattform und übernimmt dabei den gesamten Prozess: Erstellung KSeF-konformer XML-Rechnungen im Format FA(3), Validierung vor dem Versand, sichere Übermittlung inklusive Zertifikats-Handling sowie Monitoring und Protokollierung aller Vorgänge – auch im Offline-Betrieb. Unternehmen müssen dadurch keine eigene KSeF-Schnittstelle entwickeln und betreiben.
Mehr zur KSeF-Lösung von efsta: KSeF Polen – E-Invoicing mit efsta
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